Por: Matteo Manfredi

Transcripción: Jazmín Lozada

Edición: Sofía Tinajero Romero

Ramón Alberch, experto en gestión de documentos, archivística y además historiador, participó como ponente en el coloquio internacional de archivos. El profesor Alberch dicta clases en la maestría en Archivística y Gestión Documental, del Área Académica de Historia de la Universidad Andina Simón Bolívar.

Matteo Manfredi, profesor del Área de Historia le entrevistó sobre el papel de la archivística y la gestión documental en las instituciones, pero también en la memoria histórica. 

Si un ciudadano te preguntara qué es un archivo, ¿tú cómo le contestarías?

Le contestaría de la siguiente manera -y lo he hecho más de una vez- “todos tenemos un archivo”. Y le pongo el caso de su vida familiar. “Es que usted en su casa guarda las escrituras de  propiedad, los documentos del alquiler, el título de primaria, el certificado de lo que sea; guarda las facturas de la luz, guarda las letras del banco. Este es su archivo administrativo. Pero también usted tiene fotografías del abuelo, fotografías de la boda, cartas a lo mejor de amor, que es su archivo histórico; es la memoria familiar”.

Pues esta imagen personal, trasládela a la administración pública, o trasládela a la empresa. Ahí también hay unos documentos administrativos que son factores que ayudan a defender un derecho, a probar un hecho determinado o a hacer justicia si es un tribunal. Y también hay documentos que, con el tiempo, serán documentos que evidenciarán la personalidad de alguna organización o incluso de una ciudad, si es un municipio. Por lo tanto, un poco el juego va en el sentido que entiendan que los archivos -como decía un archivero francés muy relevante Charles Breband- que son el granero de la historia y el arsenal de la administración. Defienden derechos y son el granero de la historia. La gente de campo lo tenía muy claro; guardar el grano. Volver a plantar. Es un poco esta la imagen. Este equilibrio entre memoria histórica y gestión administrativa.

¿Entonces todos podemos ser archivistas?

En el fondo, todos lo somos un poco, porque claro en casa cuando estamos organizando, te vas a buscar un fondo privado y te encuentras la típica caja de zapatos llena de fotografías, unas carpetas donde han ido colocando por orden alfabético cartas que han recibido a lo largo del tiempo. En el fondo, todos vamos acopiando el archivo y hacemos de archiveros un poco. Incluso, hay cursos ahora de divulgación en muchos archivos, que ofrecen ser archiveros por un día. Y enseñan algunos elementos para que la gente organice mejor su memoria familiar, sus propios documentos para que pueda defender también sus derechos.

¿Qué valores y beneficios aporta una buena organización de los documentos de una administración o de una empresa?

Sí, cada vez es más claro que tener un archivo es muy caro. Este elemento de “lo tengo de cualquier manera, y si me lo piden, ya lo buscaré”  es de costumbre tal, porque todos lo hemos vivido. El jefe sale por la puerta y dice: “por favor, necesito un expediente de un señor que creo que se llamaba o creo que fue del año tal”, y todo el mundo desesperado se baja al archivo, pierden cinco horas y nadie cuenta que cinco horas por tanto la hora es muchísimo dinero; con el resultado posible de que el expediente no se encuentre, con lo cual luego genera una inseguridad jurídica.

Yo lo he vivido en una administración. Contabilizamos los pleitos que había perdido la administración por no aportar los documentos adecuados y eran cifras increíbles de lo que se podía llegar a perder. Por lo tanto, tenemos que llegar a tener una nueva mira del archivo, aparte de que es patrimonio, es memoria, es identidad. Lo tenemos que conservar porque es una obligación constitucional. También debemos hacerlo por egoísmo, por interés, porque es un elemento de eficiencia de eficacia, de rentabilidad, productividad. Un buen archivo rinde muchísimo a una organización, le da tranquilidad, le da eficiencia, le da seguridad jurídica.

De esto hay un estudio de un experto norteamericano -además tiene un apellido que encaja mucho para hacer estudios económicos- que se llama Charles Dollar. También hay otro estudio de Carl Newton. Se demuestra que también ha hecho estos estudios y se demuestra que tú haces una inversión en un sistema de gestión de documentos, y en cinco años has amortizado absolutamente esta inversión en ahorro en papel, en tintas, en horas de dedicación, en ganar pleitos, en eficiencia.

Y por lo tanto, debemos también empezar a mirar la archivística como un instrumento aliado de políticas, no solo de transparencia, rendición de cuentas, de memoria sino también de eficiencia, de eficacia, de productividad.

Hagamos un paso atrás. Haz dicho que todos podemos ser archiveros, pero entonces esto podría implicar que la gente puede pensar que la archivística es algo al alcance de todo el mundo.

No todo el mundo puede ser archivista, todo el mundo puede legar a tener los rudimentos básicos del archivista. Todo el mundo puede tener una idea de cómo organizar un archivo, como describir una ficha, como valorar. La idea es que es la ciencia archivística y que merece naturalmente pues estudios específicos, en el caso nuestro maestrías, doctorados, precisar un experto.

Pero, a nivel familiar obviamente claro, es dar unas nociones básicas que les permita defender sus intereses y tener organizado mínimamente, esto ya trasladado a una organización con administración precisa indefiniblemente de un profesional que tienen unos estudios universitarios, de la misma manera que para ejercer de abogado tienes que estudiar Derecho, y para construir casas tienes que ser arquitecto. Deberíamos acostumbrarnos como ya en muchos países del mundo sucede, que para trabajar en un archivo debes ser un experto con carrera titulado de gestión de documentos de archivo y punto ya está, debe ser la normalidad cercana.

Ramón, tú viniste aquí porque hemos celebrado en estos días un coloquio internacional sobre archivos, universidades e investigación. Y a lo largo de este coloquio hemos topado repetidamente sobre el tema de las TIC (las tecnologías de la información y la comunicación) ¿En qué medida estas tecnologías han afectado el quehacer archivístico en nuestra profesión?

Realmente el impacto es importante. Hubo una etapa inicial de fascinación tecnológica; todo lo iban a arreglar las máquinas, las máquinas lo iban a hacer todo. Hemos pasado de esa fascinación, incluso a un período un poco de miedo; gente que ha guardado las cosas de cualquier manera, sin tener cuidado y han topado una temible realidad de la obsolescencia tecnológica, de formatos que han quedado obsoletos, migraciones que no se han realizado. Entonces, hemos pasado de un período de los años ochenta en que la tecnología lo iba a resolver todo y que casi éramos puramente instrumentales, a un momento determinado en el que incluso ahora hay mucho miedo.

Una prueba. Yo tomé posición de director del archivo en mi ciudad natal, en el año 1979. El primer día que llegué, se me presenta un señor de una empresa multinacional que aún funciona, y me dijo, usted piense que ya viene a la oficina sin papel, me dijo. Empieza a despabilar -esto al año 79-. Han pasado cuarenta años exactamente y aún estamos esperando la oficina sin papeles. Me refiero a que ha habido como un arranque magnificador, fascinante y a la vez una realidad muy dura, la gente tiene miedo. Muchas administraciones están trabajando a nivel tecnológico elevado, pero a la hora de la verdad, imprimen el expediente, lo firman y lo guardan en archivo al papel, porque les da seguridad.

El impacto es muy fuerte a nivel de trabajo, a nivel de gestión de la información, pero nos queda un pendiente, un reto que es garantizar la perseveración a la copia, es decir la firma electrónica como elemento de abandonar la firma manuscrita al expediente papel y al expediente electrónico. Sobre todo, el gran reto es si dentro de cincuenta años, 80 años, 100 años aquel documento electrónico lo pudiéramos aportar a un tribunal manteniendo las categorías o las características, la autenticidad, integridad. Este es el gran reto.

Hace poco España ganó un pleito con una empresa caza tesoros norteamericana que había expoliado un buque en el sur de España. El buque se había hundido en el año 1804 en un enfrentamiento con los ingleses y España ganó el pleito y cuidado del oro que llevaba este barco y que haba expoliado esta empresa valía 450 millones de euros. Lo ganó porque encontró un documento conforme demostraba que era de bandera española, que iba en misión de paz, que venía a buscar caudales de Perú para llevarlo a España. Un documento. La sentencia es del año 2012. Doscientos cuatro años después un documento en papel es una prueba en un tribunal.

¿Seremos capaces en el año 2223 ó 24 hacer esto mismo? Esta es la gran interrogante, esto es lo que da miedo. Y estos días precisamente en el coloquio sirven para comentar, Matteo. De la inauguración mucha gente salió diciendo: “Dios mío, qué complicado es”. Bueno, debemos enfrentar el tema. No habrá administraciones retóricas; no habrá gobiernos retóricos; si no, hay archivos obviamente organizados con un expediente retórico, pero aquí queda una asignatura que debemos trabajar que es la preservación digital. Sino, seguiremos por mucho tiempo trabajando con máquinas pero al final nos van a temblar las piernas y vamos a terminar imprimiendo en papel y guardando en papel.

Tú llevas años viniendo a América Latina. Has tenido experiencias de trabajar en Colombia, en Chile. En realidad es donde los archivos están muy vinculados a aquel tema muy delicado de los derechos humanos y también tienes publicaciones al respecto ¿En qué medida los archivos aportan al tema de los derechos humanos?

Yo me acuerdo que cuando empezamos a hablar de la relación de archivos con derechos humanos en el año 1998, cuando se creó Archiveros sin Fronteras -que también tiene una sede aquí en Ecuador- parecía un sueño de jóvenes un poco fuera de situación, porque qué relación. ¿Qué se ha demostrado? Se ha demostrado que en transacciones políticas la dictadura chilena, la dictadura argentina, dictaduras tremendas, la dictadura española o el conflicto colombiano, un proceso de paz abierto en un país que está en democracia, pero que hay un enfrentamiento armado entre guerrilleros y ejército.

Se ha demostrado aquí la gran importancia de los archivos, un papel de primera línea en la consecución de estos ideales. Y se habla siempre de que son verdad, justicia, memoria y reparación. Cuando se habla de estos cuatro elementos, el archivo está omnipresente. Colombia es de los países que mejor ha entendido el papel cauterizador y el papel reparador de los documentos. Es decir ahora mismo, el Centro Nacional de Memoria Histórica en Colombia –ahora, la Jurisdicción Especial para la Paz, una preocupación prioritaria absolutamente para los archivos. Un desembolso económico extraordinario para organizar bien los archivos, porque cuando vas a juzgar a alguien necesitas el máximo de pruebas tanto para absolverlo, como para condenarlo.

Y esto solo se encuentra en dos elementos. En un juicio hay el testimonio oral, que puede ser a veces manipulado, puede ser intencionado; y luego hay el documento, que en muchas ocasiones contiene una información y es prueba contundente en un caso. En estos países lo han entendido así, y es más, ahora han añadido un elemento en que la ONU insiste, y creo con razón, que es el de garantías de no repetición.

Es decir, no basta con reparar; a mí me ha pasado algo, viene el gobierno me paga 50 000 euros, porque me destrozaron la casa, porque me mataron a media familia. Bueno tiene un efecto reparador relativo. Hablan de no repetición; utilización de los documentos de derechos humanos con finalidades pedagógicas es la escuela primaria, secundaria, para que los alumnos no vuelvan a cometer el error de repetir las barbaridades de los mayores.

El otro día comentamos un libro de David Grift que se llama Contra la memoria, Elogio del olvido, también, que hablaba de esto. A veces, los países si se empeñan mucho en recordar, pueden repetir lo que han sufrido. Y hablaba del caso del pueblo judío, el holocausto que fue tan tremendo para ellos, y ya luego cómo ellos trataron los palestinos de la misma manera. Y decía, “estos señores no han aprendido nada. Les mataron y ahora matan en nombre de unas heridas. Los serbios vienen de la Guerra Mundial heridos y luego montan esta tremenda guerra en los Balcanes contra los croatas, por venganzas de hacía 80 años atrás ahora. Por tanto, estos ámbitos de verdad justicia, reparación y memoria son los archivos omnipresentes, pero además podríamos ayudar en esto tan importante para mí que es las garantías de no repetición.

Muchísimas gracias por tu aporte en esta breve entrevista que tuvimos. Te esperamos aquí con nuestros cursos de maestría.

Encantado, hasta pronto.