El experto catalán Ramón Alberch nos habla sobre la gestión archivística, el manejo de la información desde los ámbitos públicos y privados, los procesos de digitalización y la consiguiente protección de la información.">



Publicado: 20-11-2013

Por Santiago Cabrera
Docente del Área de Historia

En el marco del Seminario "Preservación, Conservación y Gestión Electrónica de Archivos", que fue organizado por el Área de Historia de la Universidad Andina Simón Bolívar, con el coauspicio del Municipio de Quito, Spondylus entrevistó a Ramón Alberch, Director General de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la Universidad Autónoma de Barcelona.

Ramón Alberch es una de las personas que más ha reflexionado el tema de los archivos, la normalización archivística en relación con el gobierno digital, así como los procesos actuales de transmisión de la información.

Es autor de más de cien artículos de temática archivística en publicaciones especializadas nacionales e internacionales y ha publicado más de treinta libros de temática archivística y de historia de Cataluña.

¿Cómo ves el tema de los archivos en el Ecuador, específicamente los procesos que el gobierno intenta implementar en relación con el gobierno electrónico, es decir, discursos como el cero papel y cuál es tu balance sobre la gestión archivística en nuestro medio?
Creo que Ecuador comparte con otros países del mundo una doble problemática, que en mayor o menor medida se da en todas partes. Por una parte, una sociedad y una archivística que había consolidado los valores básicos de los archivos históricos como instrumentos de memoria, como instrumentos de patrimonio, la investigación retrospectiva, el conocimiento y cuando este sector estaba consolidado aparece con mucha fortaleza el tema de los gobiernos electrónicos que impacta absolutamente sobre la gestión de los documentos, sobre nuestra manera de trabajar, pero que topa en todas partes sobre el obstáculo de que no hay una congruencia entre el tema del desafío y los recursos que se pueden dedicar a ello. Este creo que es el problema grave en este momento por dos razones: la primera, porque al trabajar en documentos electrónicos estamos prefigurando los archivos históricos del futuro en soportes que no son papel y que, por lo tanto, la participación del sector profesional es decisiva en todos los sentidos.

La otra porque requiere -como el caso de ustedes con el posgrado- de una formación actualizada y esto tenemos que impregnar al colectivo de que no hay bastante universidad sino que tienes que ir formándote de manera periódica para poder acometer los cambios que van a ir apareciendo, rendición de cuentas, transparencia, gobierno abierto, nuevos conceptos, nuevas ideas y, finalmente, creo que es un aspecto clave que los gobiernos tiene que entender que estos planteamientos, desafíos, retos que son en aras de la modernización y de entrar en sintonía con movimientos internacionales, también requieren de unos recursos económicos, unos recursos tecnológicos y unos recursos humanos y que solo con esta aportación podemos avanzar. No es posible pretender una administración electrónica con los mismos medios, la misma formación y las mismas personas que lo están haciendo ahora, sino que requerirá una inversión en talento, una inversión en dinero, y esto tiene que formar parte de la agenda política de los mandatarios actuales.

Este tema de la digitalización está ligado a todo un esfuerzo estatal de establecer mecanismos de manejo de la información generada desde lo público pero también desde lo privado, con demandas específicas de pasar del soporte papel al soporte electrónico. Esto tiene ciertas dificultades, ¿puedes introducir algunas de ellas y establecer alguna visión crítica sobre el tema?
El tema de la digitalización es preocupante en la medida en que desde muchos sectores de los gobiernos y desde las gerencias se percibe como la receta mágica para resolver el problema de la administración electrónica y no se entiende que la digitalización es solo una parte de este proceso. A la digitalización la tenemos que mirar desde dos perspectivas diferentes, la primera, en tener cuidado y gestionar adecuadamente los documentos que nacen digitales -y esto está sucediendo en estos momentos en la propia administración- y, la otra, documentación que vamos a digitalizar porque entendemos que va a servir mejor al principio de acceso a la información o que servirá para preservarlo.

Un caso claro es que hay mucha documentación histórica que como ya está digitalizada servirá para preservarla adecuadamente y evitar su deterioro y su manejo por parte de las personas y, a la vez, ubicarlo en la web, por ejemplo permitirá la accesibilidad universal, pero esto se tiene que hacer en casos determinados estudiando los requerimientos. Documentación que puede estar en estado de deterioro, de una gran importancia, de una gran antigüedad, que de pronto no podemos lanzarnos a digitalizar “per se” sin antes una reflexión, un programa, unos objetivos porque por mucho dinero que le pongamos si no organizamos adecuadamente este dinero no tendría ningún sentido y, luego, tomar atención a un segundo aspecto que es que la documentación digital debemos seguir preservándola, cosa que no hacemos en la mayoría de administraciones del mundo. Trabajamos en computador, gestionamos documentos en computadores pero cuando acabamos el proceso apretamos imprimir, lo sacamos en papel, ponemos un clip, lo firmamos y enviamos al archivo global. Todo el capital invertido en generar esta información la perdemos porque no somos capaces de darle continuidad, por lo tanto, aquí debe haber políticas integradas desde las administraciones, políticas públicas de asegurar el ciclo de vida de los documentos y los medios para su digitalización si es el caso, o de su conservación de los vacíos digitales, su organización y su preservación para el futuro; que no se diera como hemos dicho en estos días la triste paradoja que somos capaces de conservar documentos de Quito del siglo XVI y no somos capaces de conservar un documento del año 2017, porque no habremos generado un soporte electrónico pero no habremos tenido el cuidado de garantizar su procesabilidad y su uso para el futuro.

Cuando hablamos de los procesos de digitalización, de gestión electrónica, uno se pone a pensar en quién administra estos grandes contenedores, servidores, información de nubes, a los que parece ser que los gobiernos tienden a colocar la información pública. ¿No es esto una especie de retorno, de privatización de la información a través de estas empresas o complejos empresariales más amplios que -al captar la información pública que después se digitaliza se vuelve electrónica- terminan controlándola?
En todas partes hay un conflicto gravísimo entre el libre acceso a la información y el tratamiento de la protección de datos privados, esto en todo el mundo es una tensión importante, yo diría que no es irresoluble pero muy difícil de resolver, porque se da por una parte unos discursos políticos razonables de la libertad de información, acceso a la información como un valor democrático… el gobierno dice yo tengo que intentar ampliar la base de ciudadanos que puedan acceder a la información para que me controle, pueda ver que hago, transparencia, rendición de cuentas, etc., pero a lado de este discurso hay otra parte, es decir unos gobiernos incapaces en muchos casos (y hablo en general ninguno en concreto) de asegurar que esta información se va a preservar de manera adecuada, entonces se confía en órganos externos, por ejemplo el cloud computing del que tanto se habla.

El cloud computing genera problemas claros de confidencialidad, genera casos de protección de datos, de que los datos del gobierno están siendo gestionados por personas privadas. Yo a veces pregunto a la gente: todos esos servicios que te ofrecen hoy en día, servicios que te guardan documentos, proyectos de investigación donde todo el mundo puede poner allí la información ¿no sospechas que sea gratis, no es extraño que te ofrezcan una aldea de información en la nube y nunca te pidan un euro, un peso un dólar? Pues porque es evidente que esta gente reutiliza la información, puede salir un tema de estas llamadas que te hacen por teléfono y saben tu nombre, en qué trabajas… no es gratuito.

Mi padre, que en paz descanse, era un industrial. Le hicieron una oferta de comprarse un Mercedes, una casa con piscina, y yo que trabajaba en la administración me ofrecían un coche pequeñito y un piso. La persona que ofrecía esto sabía perfectamente que mi padre ganaba mucho dinero y que tenía un sueldo de funcionario. Cómo lo saben, pues porque se van cruzando datos y porque por desgracia hay una cierta promiscuidad -por decirlo de alguna manera- entre lo público y lo privado, se pasa mucha información de lo público al ámbito privado por muchos que los discursos sean … hoy ha salido este tema a debate, el gran hermano, el Estado es el que tiene toda la información, tú te casas y saben que estás casado, yo me divorcio y saben que me he divorciado, que tengo dos hijas, que tengo título, que trabajo en la universidad, que tengo la presión alta… saben todo de ti, eres el hombre transparente, el hombre de vidrio, saben todo de ti.

Tenemos que tener la fe, ya no hay más que esto de tener fe, que en manos públicas deberíamos confiar que prevalezca el sentido ético, el sentido de estado de protección. En manos privadas, con todo el respeto, esto no nos llevará a ningún buen camino, pero en todo caso va a servir para enriquecer a estas empresas privadas que van a tener el gusto de levantar información brutal.

Hace poco, en Estados Unidos se hablaba de una ley, bueno… empresas de custodias de documentos que tienen intereses con hospitales, de manera que saben que a partir de la documentación que el Estado cede a una empresa de custodia privada para que se lo guarde, extraiga información y, cuando tú pedías un préstamo, el hospital sabe qué enfermedad tienes y aliado con empresas de banca, cuando tú pedías un préstamo te lo rechazaban porque eras diabético muy avanzado. La persona se preguntaba por qué no le daban el préstamo, porque se habían enterado que eras un diabético avanzado por los datos del hospital, lo sabían porque habían accedido a la información del depósito, entonces el banco no te lo daba porque no quería arriesgarse a que dentro de un año tuvieras un coma diabético y te fueras al otro barrio, te murieras.
Se está dando, en muchos casos, en nombre de la libertad de información, de compartamos… ciertas complicidades gobierno-empresa privada que son muy peligrosas. En ese sentir creo que el Estado debería garantizar en todos los casos, debemos al final confiar en alguien, tenemos que confiar en alguien mas que decir porque no es posible, porque el Estado lo requiere para funcionar como Estado, pues lo que tenemos que hacer es confiar en que el Estado sea el mejor gestor de nuestros intereses y presionar mucho al Estado, vigilarle, ser muy estrictos para que cumpla con esto. Empresas, con todo el respeto, hacer lo que tienen que hacer, es decir hacer negocio pero sepámoslo, si les cedemos información sepamos que ellos lo van a convertir en negocio en su propio beneficio.



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